Як IDCar автоматизувала обробку накладних і обійшлася без додаткового найму
Накладні надходили з різних каналів, а збирати їх і переносити дані доводилося вручну. Ми об’єднали документи в одній панелі та автоматизували їх розпізнавання. Бухгалтерія впоралася з поточним обсягом без розширення команди.
Контекст
IDCar — сервіс підбору та доставки автозапчастин. Команда знаходить вигідні пропозиції постачальників для власників автомобілів і автопарків. Кожна закупівля додає не лише товар, а й документи для обліку.
Сайт компанії IDCar: https://idcar.org/
Було: бухгалтер збирав документи по всіх каналах
Постачальники надсилали накладні електронною поштою, у Telegram, Viber і WhatsApp або залишали їх в особистих кабінетах на своїх сайтах. Єдиного формату теж не було: PDF, Excel, фотографії та скриншоти.
Щодня доводилося перевіряти джерела, завантажувати файли, знаходити потрібні реквізити й переписувати їх у BAS. Іноді текст навіть не можна було скопіювати з PDF.
IDCar уже розглядала найм помічника бухгалтера саме для цієї рутини. Ми запропонували автоматизувати збирання й перенесення даних, щоб розвантажити наявну команду.
Стало: одна панель замість розрізнених файлів
Накладні з усіх підключених джерел збираються в єдиній панелі, а розпізнані дані передаються в BAS.
Тут видно джерело, номер, дату, постачальника, суми, ПДВ і позначки опрацювання. Усе потрібне для роботи — в одному списку.
На скриншотах приховано дані людей і назви постачальників. Суми, дати й номери документів залишено без змін.
1. Зібрати й розпізнати — без ручного переписування
Система збирає накладні з пошти, Telegram, Viber, WhatsApp і підключених кабінетів постачальників. Бухгалтеру більше не потрібно щодня обходити ці джерела та завантажувати кожен файл окремо.
Сервіс працює з PDF, таблицями, фотографіями та скриншотами. Штучний інтелект допомагає витягти дані з різних форматів, а бот повідомляє, що накладну записано, і показує її номер, дату та суму.
2. Опрацювати пакет документів за одне надсилання
Якщо постачальник надіслав кілька файлів, їх можна передати боту разом. Для кожного надходить окрема відповідь: накладну записано або файл не належить до цього типу документів.
Результат видно відразу в чаті. Не потрібно відкривати кожне вкладення лише для того, щоб з’ясувати, що саме надійшло.
3. Відокремити накладну від рахунку на оплату
В одному повідомленні можуть бути різні документи. Система розрізняє накладну та рахунок на оплату: першу додає до реєстру, а другий позначає як інший тип файла.
Це прибирає частину попереднього сортування й допомагає не змішувати документи з різним призначенням.
Результат: поточний обсяг — без додаткового найму
Помічника бухгалтера не довелося наймати
За підсумком впровадження компанія відмовилася від запланованого найму. Чинний бухгалтер отримав достатньо часу, щоб самостійно опрацьовувати наявний потік накладних. Бізнес уникнув додаткових витрат на оплату праці, оформлення та введення нового працівника в роботу.
Від отримання накладної — до передачі даних у BAS Бухгалтерію
Збирання документів, розпізнавання та передача даних у BAS об’єднані в один процес. Замість переписування реквізитів із фото й таблиць — робота з підготовленими записами. Фахівець зберігає контроль над обліком, а система бере на себе повторювані операції.
Кому підійде такий підхід
Компаніям із великою кількістю постачальників, різними форматами первинних документів і регулярним ручним перенесенням даних. Особливо коли потреба в новому працівнику виникає через збирання та переписування інформації, або через велику кількість бухгалтерських завдань.
Плануєте наймати людину для рутинних операцій?
Покажіть, звідки надходять ваші документи і як із ними працює команда. Допоможемо визначити, що можна автоматизувати та “AI-зувати”, та створимо рішення навколо вашого процесу — зі зрозумілою користю для бізнесу.