AITENICA

Telegram-сервіс для підприємців

РахунокGO: рахунки й накладні просто в Telegram

До команди AITENICA звернувся підприємець із запитом: створити сервіс для швидкого виставлення рахунків і накладних із телефона. Ми розробили та успішно впровадили РахунокGO — сервіс у Telegram, який перетворює текстове або голосове повідомлення на готовий PDF-документ після перевірки й схвалення користувачем.

Подивитися, як це працює

Виставити рахунок, поки клієнт готовий платити

Часто клієнт уже погодив умови й готовий оплатити, але чекає на рахунок. Якщо документ затримується, клієнт може відкласти оплату або так і не повернутися до неї. Тоді підприємцю доводиться знову виходити на зв’язок, нагадувати й витрачати ще більше часу.

РахунокGO готує рахунок менш ніж за хвилину. ШІ розбирає запит у Telegram, а сервіс підставляє збережені реквізити й формує документ. Підприємець перевіряє дані, схвалює рахунок і може одразу надіслати його клієнту.

Це економить час і увагу підприємця: не потрібно відкривати шаблон, переносити дані та вручну готувати PDF. Рахунок можна виставити під час розмови з клієнтом, не відкладаючи його на потім.

Від запиту до рахунку: один приклад

На демонстраційному прикладі — консультація за 15 000 грн зі знижкою 5%. Ось як домовленість перетворюється на документ.

  1. 01

    Описуємо, за що виставити рахунок

    Натискаємо «Новий рахунок» і пишемо, кому, за яку послугу та на яку суму потрібен документ. Запит можна також надиктувати голосом.

    Бот РахунокGO пропонує описати рахунок текстом або голосом; унизу — меню рахунків, накладних та налаштувань.
    Новий рахунок починається з повідомлення — текстового або голосового.
  2. 02

    Перевіряємо чернетку

    Сервіс показує отримувача, постачальника, дати й суму до сплати. Чернетку можна схвалити, виправити або скасувати. Правки вносяться в діалозі з ботом.

    Чернетка рахунку за консультацію: 15 000 грн, знижка 5%, до сплати 14 250 грн; кнопки перевірки документа.
    Чернетка з підсумком і трьома діями: схвалити, виправити або скасувати.
  3. 03

    Отримуємо готовий PDF

    Після схвалення бот надсилає рахунок у чат. Файл можна відкрити з телефона, завантажити та передати клієнту.

    Повідомлення РахунокGO про сформований рахунок і PDF-файл для завантаження.
    Після схвалення готовий PDF з’являється в тому самому чаті.

На скриншотах використано вигадані дані для демонстрації. Натисніть на зображення, щоб роздивитися деталі.

У документі — усі деталі домовленості

У нашому прикладі сервіс врахував знижку 5%: від 15 000 грн відняв 750 грн. До сплати — 14 250 грн.

У PDF є назва послуги, кількість, ціна, знижка, підсумкова сума, реквізити та призначення платежу. Перед передачею клієнту користувач перевіряє документ.

Коли потрібне оформлення відвантаження, у сервісі можна створити й видаткову накладну. Раніше сформовані документи доступні в історії.

PDF-рахунок за консультацію на 15 000 грн зі знижкою 750 грн та підсумком до сплати 14 250 грн без ПДВ.
Готовий рахунок: послуга, знижка, підсумок і реквізити в одному PDF.

QR-код для зручної оплати

До рахунку можна додати QR-код і платіжне посилання. Клієнт отримує спосіб перейти до оплати безпосередньо з документа.

Фрагмент іншого рахунку з платіжним QR-кодом і посиланням «Сплатити за посиланням».
Окремий приклад рахунку з QR-кодом і посиланням для оплати.

Реквізити, які не треба вводити щоразу

У профілі зберігаються назва, ЄДРПОУ або ІПН, адреса, підписант і режим ПДВ. Можна додавати банки та працювати з кількома профілями ФОП або ТОВ — обираючи потрібні дані для документа.

Меню налаштувань РахунокGO: назва, ЄДРПОУ або ІПН, адреса, підписант, режим ПДВ, банки та додавання банку.
Назва, реквізити, підписант, режим ПДВ і банки — у налаштуваннях профілю.

Менше ручного заповнення, контроль — у підприємця

Від повідомлення до PDF — за хвилину

Цей час підтверджено під час перевірки сервісу.

Підготовка рахунку, перевірка та отримання файлу відбуваються в одному чаті. Збережені реквізити не потрібно переносити в кожен новий документ, а для змін достатньо повернутися до діалогу.

Сервіс бере на себе підготовку документа. Підприємець перевіряє отримувача, суми й умови та схвалює результат.

Подивіться весь процес

Запустіть коротке слайд-шоу або перемикайте кроки у власному темпі.

Бот РахунокGO пропонує описати рахунок текстом або голосом; унизу — меню рахунків, накладних та налаштувань.

Крок 1 із 5

Починаємо в Telegram

Натискаємо «Новий рахунок». Бот пропонує описати задачу текстом або голосом.

Слайд-шоу змонтовано зі скриншотів. Тривалість показу не відображає час роботи сервісу. Рахунок з QR-кодом — окремий приклад.

Ваші документи теж починаються з повідомлень?

Розберемо, які дані команда переносить вручну та як спростити підготовку документів у вашому бізнесі.

Обговорити роботу з документами

Демонстраційний скриншот