ToyPrize: швидша обробка замовлень, майже нуль помилок і робота з телефона
Коли оптове замовлення змінюється кілька разів, об’єднується з іншим або розділяється на різні відправлення, менеджеру недостатньо просто внести товари в CRM. Потрібно узгодити асортимент, перерахувати вартість з урахуванням курсу долара, перевірити оплату та передати складу правильні документи.
Власник ToyPrize, компанії з оптового продажу м’яких іграшок, звернувся до AITENICA, щоб упорядкувати цей процес. Ми розробили та впровадили систему з ШІ, яка поєднала замовлення, CRM, банк, склад, доставку й фіскалізацію. Керувати щоденною роботою команда може через Telegram.
Сайт компанії: toyprize.com.ua ↗Обробка замовлень і відповіді клієнтам суттєво прискорилися, а кількість помилок у розрахунках і комплектації скоротилася практично до нуля. Команда отримала узгоджений процес, який допомагає справлятися з хвилями попиту.
Чому звичайної CRM було недостатньо
Клієнти замовляли різні моделі іграшок, змінювали кількість, просили заміни та добірки під певний бюджет. Одну угоду могли відправляти частинами на кілька адрес, а декілька замовлень — об’єднувати й знову розподіляти між відправленнями.
Додаткову складність створював валютний облік: компанія імпортує товар і веде облік у доларах. Менеджерам доводилося перераховувати вартість у документах для клієнтів і стежити, щоб після змін усі суми залишалися узгодженими.
Наявна CRM не охоплювала цю логіку. Значна частина роботи виконувалася вручну: перенесення позицій, перевірка оплат, підготовка накладних, передача змін на склад. Помилки призводили до неправильних відправлень і розрахунків. Компанія втрачала гроші, час і довіру клієнтів.
Замовлення починається з повідомлення
Тепер менеджер передає в Telegram текст, голосове повідомлення або скриншот від клієнта. ШІ допомагає розпізнати запит і зіставити його з каталогом, а система підтягує дані про товари, ціни та залишки.
Вона працює і з запитами без точного переліку позицій:
«Підберіть схожий асортимент ще на 50 тисяч гривень».
«Доповніть замовлення до 3 тисяч штук, щоб асортимент був різноманітним».
ШІ готує добірку з урахуванням заданих умов і наявного товару. Менеджер перевіряє пропозицію та погоджує її з клієнтом. Це суттєво скорочує ручний підбір і перерахунки.
Нові замовлення із сайту також потрапляють у спільний процес. Головний менеджер може призначити відповідального, а менеджер — взяти замовлення в роботу.
Зміни в замовленні не губляться між відділами
Система підтримує реальні сценарії оптової торгівлі: об’єднання кількох замовлень в одну угоду та розподіл замовлення на кілька відправлень — зокрема на різні адреси клієнта.
Якщо під час комплектації виявилося, що товару бракує, менеджер може оперативно підібрати заміну й узгодити її з клієнтом. Зміни відображаються в замовленні, складському та бухгалтерському обліку.
Залишки синхронізовані із сайтом: товар, якого більше немає в наявності, автоматично прибирається з продажу. Менеджери й клієнти працюють з актуальним асортиментом.
Оплата, документи й доставка — частини одного процесу
Ми поєднали систему з CRM, банком, сервісами доставки та фіскалізації. Дані замовлення використовуються на наступних етапах без повторного ручного перенесення.
Система допомагає перевіряти надходження оплат, готує рахунки та специфікації з урахуванням валютних цін, формує документи для клієнта й складу. Для Нової пошти, Укрпошти та попутних вантажів передбачені відповідні сценарії оформлення відправлень.
Фіскалізація пов’язана з оплатами та відправками за налаштованими правилами. Склад отримує актуальну накладну для комплектації, а бухгалтерія — узгоджені дані про операції.
ШІ допомагає зрозуміти запит і підібрати асортимент. Розрахунки, залишки та документи спираються на дані підключених систем і правила бізнесу; визначені дії залишаються під контролем працівників.
Курс для документа
Перевірка оплати
Оформлення доставки
Фрагменти інтерфейсу показують окремі дії в системі. Натисніть на скриншот, щоб роздивитися деталі.
Відповісти клієнту можна одразу — з телефона
Менеджеру більше не потрібно чекати, поки він повернеться до комп’ютера. З телефона він може перевірити наявність і ціну, змінити замовлення, підготувати рахунок або надіслати клієнту документи для погодження.
Працівник складу також може перевірити потрібні дані через Telegram. Це скорочує паузи між запитом клієнта, відповіддю менеджера та діями складу.
Керівнику доступні оперативні дані про продажі, залишки й ціни. Замовлення розподіляються між відповідальними менеджерами, а зі зростанням команди до процесу можна підключати нових працівників.
Що отримав бізнес
Для ToyPrize впровадження змінило щоденну роботу команди:
- Швидше обслуговування. Підбір товарів, розрахунок і погодження замовлення займають суттєво менше часу.
- Майже нуль помилок у замовленнях і відправленнях. Менше ручного перенесення даних і розбіжностей між менеджером, складом та бухгалтерією.
- Стабільніша робота під час напливу клієнтів. Повторювані операції автоматизовані, а замовлення проходять узгоджені етапи.
- Більше контролю для власника. Продажі, оплати, залишки та відповідальні працівники доступні в одній системі.
Команда отримала інструмент, пристосований до складної логіки її бізнесу. Менеджери витрачають менше часу на оформлення та виправлення, швидше відповідають покупцям і можуть вести замовлення з телефона — від першого повідомлення до відправлення.
Замовлення вашої компанії теж починаються з повідомлень?
Розберемо, як вони потрапляють у CRM, документи й доставку. Визначимо, які повторювані дії можна спростити.